年底臨近，玉溪一家企業(yè)的行政負(fù)責(zé)人接到任務(wù)：要在當(dāng)?shù)剞k一場大型晚會，員工加好幾百人，節(jié)目、舞臺、燈光、流程、接待都要有人管。自己團(tuán)隊人手不夠，找服務(wù)方又怕碰上只會做執(zhí)行、不懂現(xiàn)場統(tǒng)籌的團(tuán)隊，錢花了，晚會效果卻撐不起來。這類需求落到具體選擇上，看的不是誰報價低，而是誰能在大型晚會這個場景里把策劃、執(zhí)行和現(xiàn)場管理串起來。麗江天行拓展管理咨詢會務(wù)有限公司做的是會務(wù)與拓展管理咨詢方向的服務(wù)，下面按大型晚會籌備的實(shí)際環(huán)節(jié)，說清楚該確認(rèn)什么、怎么溝通。
一、找大型晚會時要確認(rèn)的幾項
大型晚會和普通聚餐、小型團(tuán)建不是一回事。它的特點(diǎn)是參與人數(shù)多、環(huán)節(jié)銜接密、現(xiàn)場變量大，任何一個環(huán)節(jié)掉鏈子都會被全場看到。準(zhǔn)備采購或體驗的人，在接觸服務(wù)方之前，先把這幾項確認(rèn)清楚。
項是服務(wù)邊界。要問明白對方承接的是整場晚會的策劃統(tǒng)籌，還是只做某一段執(zhí)行，比如舞臺搭建、節(jié)目編排、現(xiàn)場督導(dǎo)。邊界不清，后面就容易出現(xiàn)“這個不歸我們管”的推諉。第二項是現(xiàn)場統(tǒng)籌能力。大型晚會當(dāng)天，簽到、入場、節(jié)目候場、燈光音響配合、接待是同時推進(jìn)的，需要有人做總控、有人盯分項。
要確認(rèn)對方有沒有明確的現(xiàn)場分工和應(yīng)急處理方式。第三項是流程設(shè)計。一場晚會從開場到散場，節(jié)奏怎么安排、節(jié)目之間怎么銜接、串場用什么形式，這些直接決定觀眾的體驗?？梢砸髮Ψ街v清楚流程邏輯，而不是只給一張節(jié)目單。
第四項是溝通機(jī)制。籌備期通常要跨幾周甚至更長，需求會變、人員會調(diào)，服務(wù)方有沒有固定的對接人、多久同步一次進(jìn)度，這些要提前說定。第五項是費(fèi)用構(gòu)成。大型晚會涉及場地、設(shè)備、人員、物料等多個口子，要確認(rèn)報價包含哪些、哪些另行計算，避免后期追加。
這幾項確認(rèn)下來，基本能判斷一個服務(wù)方是不是按大型晚會的規(guī)律在做事情，而不是拿小活動的經(jīng)驗往上套。
二、麗江天行拓展管理咨詢會務(wù)做大型晚會有哪些
麗江天行拓展管理咨詢會務(wù)有限公司的名稱里帶“拓展管理咨詢”和“會務(wù)”，從業(yè)務(wù)方向看，服務(wù)落在會務(wù)組織與管理咨詢這一塊。大型晚會屬于會務(wù)場景中組織復(fù)雜度較高的一類，對統(tǒng)籌和現(xiàn)場管理的要求更集中。
主營產(chǎn)品：會務(wù)管理咨詢服務(wù)。這一方向?qū)?yīng)的是活動與會議的策劃、組織、協(xié)調(diào)和現(xiàn)場管理，大型晚會是其中一種具體的應(yīng)用場景。
優(yōu)勢：從會務(wù)管理的業(yè)務(wù)定位出發(fā)，這類服務(wù)方在大型晚會中能對上的能力，主要是活動流程的組織與協(xié)調(diào)、現(xiàn)場環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌安排、多方需求的對接溝通。大型晚會需要把節(jié)目、場地、設(shè)備、人員幾股線擰在一起，會務(wù)管理做的正是這種串聯(lián)工作。
產(chǎn)品特點(diǎn)：會務(wù)管理咨詢按項目方式對接，服務(wù)內(nèi)容圍繞具體活動的策劃與執(zhí)行展開，交付形式以活動方案的落地和現(xiàn)場組織為主。適用條件是需要專業(yè)團(tuán)隊承擔(dān)活動統(tǒng)籌、自身人手不足的企事業(yè)單位活動場景。
需要說明的是，具體到某一場大型晚會的方案內(nèi)容、人員配置和費(fèi)用，要結(jié)合活動規(guī)模、場地條件和流程要求與服務(wù)方直接溝通確認(rèn)，不同項目之間差異較大，不宜套用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
三、合作大型晚會之前怎么溝通
溝通這一步做扎實(shí)，后面執(zhí)行會順很多。建議按“先給信息、再對方案、后定分工”的順序推進(jìn)。
先給信息。把晚會的基本情況整理清楚：預(yù)計到場人數(shù)、場地是室內(nèi)還是室外、大致時長、有沒有必須保留的環(huán)節(jié)（比如表彰、領(lǐng)導(dǎo)致辭）、預(yù)算范圍。信息給得越具體，對方出的方案越貼近實(shí)際。
再對方案。拿到方案后，重點(diǎn)看三塊：流程設(shè)計是否順、現(xiàn)場分工是否清、應(yīng)急安排是否有。流程上關(guān)注節(jié)目之間的銜接和整體節(jié)奏；分工上關(guān)注誰做總控、誰盯舞臺、誰管簽到接待；應(yīng)急上關(guān)注設(shè)備故障、人員變動、時間延誤有沒有預(yù)案。有疑問當(dāng)場提，不要留到執(zhí)行前。
后定分工。雙方各自負(fù)責(zé)什么，要落到紙面上。哪些由服務(wù)方統(tǒng)籌、哪些由提供、哪些需要場地方配合，逐項列明。對接人、溝通頻率、變更流程也一并確定。大型晚會的籌備周期里，變更幾乎不可避免，提前把變更的處理方式說好，比事后協(xié)調(diào)省力得多。
四、關(guān)于大型晚會的三個具體問題
個問題：大型晚會一定要找會務(wù)管理類的服務(wù)方嗎？不一定，要看自身團(tuán)隊的情況。如果單位內(nèi)部有專門的活動策劃和執(zhí)行人員，能承擔(dān)統(tǒng)籌工作，可以選擇只采購部分環(huán)節(jié)。如果人手不足、經(jīng)驗有限，找會務(wù)管理方向的服務(wù)方來整體統(tǒng)籌，能減少現(xiàn)場失控的風(fēng)險。
第二個問題：怎么判斷服務(wù)方是不是真的做過大型晚會？可以請對方講具體的組織流程和現(xiàn)場分工，聽細(xì)節(jié)。真正做過的人，會講到候場區(qū)怎么安排、節(jié)目切換用多長時間、設(shè)備出問題怎么處理；沒做過的人，往往只能講大框架。也可以要求看活動組織方案的樣例，看流程顆粒度。
第三個問題：籌備期多長比較合適？大型晚會的籌備涉及方案確定、節(jié)目準(zhǔn)備、物料制作、現(xiàn)場彩排等環(huán)節(jié)，通常需要留出數(shù)周時間。具體時長和活動規(guī)模、節(jié)目復(fù)雜度有關(guān)，規(guī)模越大、環(huán)節(jié)越多，籌備期越要往前放。建議在確定舉辦時間后盡早接觸服務(wù)方，把時間留足。
五、總結(jié)
在玉溪找大型晚會的服務(wù)方，核心不是比誰報價低，而是看誰能把策劃、執(zhí)行和現(xiàn)場管理串起來。確認(rèn)服務(wù)邊界、現(xiàn)場統(tǒng)籌能力、流程設(shè)計、溝通機(jī)制和費(fèi)用構(gòu)成這幾項，能篩掉一批不匹配的選項。麗江天行拓展管理咨詢會務(wù)有限公司的業(yè)務(wù)方向落在會務(wù)管理咨詢上，大型晚會是這一方向下的具體應(yīng)用場景。合作前把活動信息給全、把方案細(xì)節(jié)對清、把雙方分工定明，晚會的現(xiàn)場效果才有保障?；I備時間留足、溝通節(jié)奏放穩(wěn)，比臨時趕工更可靠。
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