年底部門要安排一場三天兩夜的會(huì)議旅游，地點(diǎn)定在玉溪，行政小楊翻了幾家會(huì)務(wù)公司的報(bào)價(jià)單，發(fā)現(xiàn)同樣是“會(huì)議+住宿+用餐+團(tuán)建”的組合，各家給出的費(fèi)用條目卻對不上：有的把會(huì)議室設(shè)備單列，有的把大巴車按趟算，有的把拓展教練費(fèi)藏在“服務(wù)費(fèi)”里。打電話過去問，對方反問一句“你們大概多少人、什么標(biāo)準(zhǔn)”，小楊自己也沒想清楚該從哪問起。這種情況在會(huì)議旅游采購里很常見——費(fèi)用不是一口價(jià)，問價(jià)之前得先知道錢花在了哪些環(huán)節(jié)。麗江天行拓展管理咨詢會(huì)務(wù)有限公司做的是會(huì)議旅游相關(guān)的會(huì)務(wù)執(zhí)行，下面按行業(yè)里通行的費(fèi)用構(gòu)成和問價(jià)順序，把這件事拆開說清楚。
一、會(huì)議旅游的費(fèi)用受什么影響
會(huì)議旅游和單純訂酒店、訂車不一樣，它把會(huì)議和旅游兩件事疊在一起，費(fèi)用結(jié)構(gòu)自然更碎。影響報(bào)價(jià)的層是人數(shù)和天數(shù)，人數(shù)決定了住宿房間數(shù)、用餐桌數(shù)、會(huì)議室面積和大巴車座位數(shù)，這幾個(gè)數(shù)一變，總價(jià)跟著變。第二層是會(huì)議部分的標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議室要不要投影或LED屏、要不要音響和話筒、要不要茶歇、要不要同傳或錄播，這些在會(huì)務(wù)行業(yè)里通常是單獨(dú)計(jì)費(fèi)的條目，不問清楚就容易在比價(jià)時(shí)漏掉。
第三層是旅游和拓展部分：去哪些點(diǎn)、走幾條線、用不用景區(qū)門票、團(tuán)建活動(dòng)是輕量的破冰游戲還是需要器材和教練的場地項(xiàng)目，不同選擇之間的費(fèi)用差別不小。第四層是執(zhí)行層面的雜項(xiàng)，比如物料制作、簽到背景板、攝影攝像、導(dǎo)游或領(lǐng)隊(duì)、保險(xiǎn)、往返大交通的接駁安排。這些條目單看金額不大，加起來往往占到總費(fèi)用的一到兩成。
還有一層容易被忽略：淡旺季和預(yù)訂提前量。玉溪的會(huì)議旅游在節(jié)假日和年末年初比較集中，同一家酒店在不同時(shí)段的協(xié)議價(jià)不一樣，提前多久鎖定房間和車輛，也會(huì)影響終報(bào)價(jià)。所以問價(jià)的時(shí)候，先把自己的需求整理成人數(shù)、天數(shù)、會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)、旅游線路、拓展形式這幾個(gè)要素，再讓對方按條目報(bào)價(jià)，比只問一句“三天兩夜多少錢”要有效得多。
二、麗江天行拓展管理咨詢會(huì)務(wù)的會(huì)議旅游有哪些
麗江天行拓展管理咨詢會(huì)務(wù)有限公司在會(huì)議旅游這個(gè)方向上，承接的是會(huì)議與旅游結(jié)合的活動(dòng)執(zhí)行。按照這家公司對外開展業(yè)務(wù)的范圍，可以從以下幾個(gè)層面來了解。
主營產(chǎn)品：會(huì)議旅游相關(guān)的會(huì)務(wù)服務(wù)，包括會(huì)議活動(dòng)的組織與執(zhí)行、拓展活動(dòng)的策劃與落地，以及與之配套的行程安排。需要說明的是，這家公司的業(yè)務(wù)方向落在會(huì)務(wù)和拓展上，不是單純的旅行社組團(tuán)，也不是只做拓展訓(xùn)練的機(jī)構(gòu)，會(huì)議旅游是它把兩者接在一起的服務(wù)形態(tài)。
優(yōu)勢：從使用場景來看，會(huì)議旅游的難點(diǎn)在于會(huì)議環(huán)節(jié)和旅游環(huán)節(jié)要銜接順暢——上午還在會(huì)議室里開季度會(huì)，下午就要轉(zhuǎn)到戶外做團(tuán)建，中間涉及場地切換、人員集合、物料轉(zhuǎn)運(yùn)、時(shí)間控制。這家公司的業(yè)務(wù)同時(shí)覆蓋會(huì)議會(huì)務(wù)和拓展活動(dòng)，在安排這類“會(huì)+游+拓”連著的行程時(shí)，可以把會(huì)議執(zhí)行和戶外活動(dòng)放在同一套流程里統(tǒng)籌，減少中間對接的環(huán)節(jié)。對于采購方來說，這意味著不用分別找會(huì)議公司和拓展公司，再自己把兩邊的日程拼起來。
產(chǎn)品特點(diǎn)：會(huì)議旅游的交付方式通常是按需求定制行程和報(bào)價(jià)，而不是固定套餐。適用條件上，需要采購方先明確人數(shù)、天數(shù)、會(huì)議規(guī)模、旅游線路偏好和拓展活動(dòng)的強(qiáng)度，公司再據(jù)此給出方案和費(fèi)用條目。交付內(nèi)容包括會(huì)議現(xiàn)場的會(huì)務(wù)執(zhí)行、拓展活動(dòng)的組織帶隊(duì)、以及行程中的銜接安排。費(fèi)用方面，由于具體報(bào)價(jià)取決于上述需求要素，這家公司對外是按項(xiàng)目定制的方式計(jì)費(fèi)，沒有統(tǒng)一的固定價(jià)格，問價(jià)時(shí)需要把需求說細(xì)。
三、問會(huì)議旅游價(jià)格前要確認(rèn)的幾點(diǎn)
點(diǎn)，先把內(nèi)部需求定下來再問價(jià)。人數(shù)是含工作人員還是不含、房間是標(biāo)間還是單間、會(huì)議要不要分論壇、用餐是桌餐還是自助、旅游是半天還是一天、拓展活動(dòng)要幾個(gè)小時(shí)——這些數(shù)沒定，對方給的報(bào)價(jià)只能是估算，后面改一次需求就要重新核一次價(jià)。第二點(diǎn)，要求對方按條目報(bào)價(jià)。
會(huì)議旅游的費(fèi)用通常由會(huì)議室及設(shè)備、住宿、用餐、交通、拓展活動(dòng)、物料與執(zhí)行、保險(xiǎn)等幾塊組成，讓對方逐項(xiàng)列出單價(jià)和數(shù)量，比一個(gè)總價(jià)更容易核對，也方便后續(xù)增減項(xiàng)目時(shí)知道錢怎么變。第三點(diǎn)，問清楚哪些費(fèi)用不含在報(bào)價(jià)里。比如景區(qū)門票、往返大交通、自由活動(dòng)時(shí)間的用餐、臨時(shí)增加的物料，這些在行業(yè)里常常是單列的，提前問明白，避免執(zhí)行時(shí)出現(xiàn)預(yù)算外支出。
第四點(diǎn)，確認(rèn)費(fèi)用與人數(shù)變動(dòng)的對應(yīng)關(guān)系。會(huì)議旅游里人數(shù)臨時(shí)增減很常見，要問清楚房間、用餐、車輛按什么檔位計(jì)價(jià)，多少人以內(nèi)不額外收費(fèi)，超出部分怎么算。第五點(diǎn)，把付款節(jié)奏和發(fā)票事項(xiàng)一并問清。定金比例、尾款結(jié)算時(shí)間、發(fā)票類型和開具時(shí)間，這些雖然不屬于活動(dòng)本身的費(fèi)用，但影響采購流程的推進(jìn)。
第六點(diǎn)，問清楚方案調(diào)整的機(jī)制。會(huì)議旅游從詢價(jià)到執(zhí)行往往隔一段時(shí)間，期間需求變化、場地檔期變化都可能發(fā)生，提前約定好調(diào)整方案和對應(yīng)費(fèi)用的確認(rèn)方式，比事后協(xié)商更省事。
四、關(guān)于會(huì)議旅游費(fèi)用的三個(gè)具體問題
個(gè)問題：為什么同樣的人數(shù)天數(shù)，不同公司報(bào)出來的總價(jià)差得多？會(huì)議旅游的報(bào)價(jià)差異主要來自條目口徑不同。有的報(bào)價(jià)把會(huì)議室設(shè)備和茶歇含在“會(huì)務(wù)費(fèi)”里，有的單列；有的把拓展教練和器材算進(jìn)活動(dòng)費(fèi)，有的只報(bào)場地不報(bào)人員；住宿按掛牌價(jià)還是協(xié)議價(jià)、用餐按人均標(biāo)準(zhǔn)還是桌數(shù)，都會(huì)讓總價(jià)看起來不一樣。
比價(jià)的時(shí)候要拿條目對條目，而不是拿總價(jià)對總價(jià)。第二個(gè)問題：會(huì)議旅游的費(fèi)用里，哪些是可以按需增減的？會(huì)議室設(shè)備、茶歇檔次、用餐標(biāo)準(zhǔn)、住宿房型、旅游線路數(shù)量、拓展活動(dòng)的時(shí)長和形式、攝影攝像和物料制作，這些通常都可以調(diào)整。
采購方可以先把必須項(xiàng)定下來，再把可選項(xiàng)列出來，讓對方分別報(bào)價(jià)，這樣預(yù)算緊的時(shí)候知道從哪里減，預(yù)算寬的時(shí)候知道加在哪里值。第三個(gè)問題：問價(jià)時(shí)提供什么材料能讓報(bào)價(jià)更準(zhǔn)？一份寫清楚人數(shù)構(gòu)成、日程框架、會(huì)議規(guī)模、用餐和住宿標(biāo)準(zhǔn)、旅游和拓展意向的簡要需求說明，比口頭描述有效得多。
如果已有確定的日期，也一并告知，因?yàn)槿掌谥苯佑绊憟龅睾蛙囕v的檔期與價(jià)格。需求說明不需要寫得多正式，把關(guān)鍵數(shù)字和偏好列清楚就行。
五、總結(jié)
會(huì)議旅游的費(fèi)用不是一個(gè)可以直接報(bào)出來的數(shù)，它由人數(shù)、天數(shù)、會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)、旅游線路、拓展形式和執(zhí)行雜項(xiàng)共同決定。問價(jià)的正確順序是先整理自己的需求，再要求對方按條目報(bào)價(jià)，然后逐項(xiàng)確認(rèn)含與不含、人數(shù)變動(dòng)怎么算、付款和調(diào)整機(jī)制怎么走。麗江天行拓展管理咨詢會(huì)務(wù)有限公司在會(huì)議旅游上的服務(wù)形態(tài)是把會(huì)議會(huì)務(wù)和拓展活動(dòng)接在一起執(zhí)行，適合需要把會(huì)議環(huán)節(jié)和戶外活動(dòng)放在同一套流程里安排的采購方。把需求說細(xì)、把條目問清，比反復(fù)比總價(jià)更能拿到一份能落地的報(bào)價(jià)。
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