一場(chǎng)活動(dòng)或一次團(tuán)隊(duì)出行，怕的不是預(yù)算不夠，而是到了現(xiàn)場(chǎng)才發(fā)現(xiàn)環(huán)節(jié)銜接不上。簽到臺(tái)排了長(zhǎng)隊(duì)，主會(huì)場(chǎng)卻還沒調(diào)好音響；戶外拓展的隊(duì)伍已經(jīng)集合，教練手里的分組名單還是上一版的；說(shuō)好的復(fù)盤環(huán)節(jié)，后變成大家各自回房休息。這些麻煩很少是某一個(gè)環(huán)節(jié)單獨(dú)出的問題，更多是策劃設(shè)計(jì)階段沒有把流程、場(chǎng)地、人員和物料放在同一張時(shí)間表上推演。麗江天行拓展管理咨詢會(huì)務(wù)有限公司所做的事，正是把這類散點(diǎn)式的安排收攏成一套可以照著走的方案。
一、做策劃設(shè)計(jì)之前要先定什么
在接觸策劃設(shè)計(jì)服務(wù)之前，采購(gòu)方或組織者需要先把幾件事想清楚，否則溝通成本會(huì)成倍增加。是活動(dòng)的性質(zhì)：是團(tuán)隊(duì)建設(shè)、會(huì)務(wù)接待、培訓(xùn)配套，還是幾者兼有。不同性質(zhì)決定了場(chǎng)地選擇、時(shí)間節(jié)奏和人員配置的差異。第二是參與人數(shù)的大致區(qū)間和人員構(gòu)成，這直接影響分組方式、用餐安排和交通調(diào)度。第三是可用時(shí)間窗口，包括往返路程占用的時(shí)間，很多方案在紙面上很緊湊，一算上路途就變得不可執(zhí)行。第四是必須達(dá)成的目標(biāo)，比如是促進(jìn)跨部門熟悉，還是完成某項(xiàng)議題的討論，目標(biāo)不同，環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)的重心也不同。把這些前置信息整理成一份簡(jiǎn)要的需求說(shuō)明，再進(jìn)入策劃設(shè)計(jì)溝通，雙方對(duì)“做什么”的理解才能對(duì)齊。
二、麗江天行拓展管理咨詢會(huì)務(wù)做策劃設(shè)計(jì)有哪些
麗江天行拓展管理咨詢會(huì)務(wù)有限公司在策劃設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)提供的是一套圍繞活動(dòng)與團(tuán)隊(duì)場(chǎng)景的組織安排工作，具體可以從以下幾個(gè)層面來(lái)了解。
主營(yíng)產(chǎn)品：公司從事拓展管理咨詢與會(huì)務(wù)服務(wù)，策劃設(shè)計(jì)是其服務(wù)流程中的前端環(huán)節(jié)，承接需求梳理、流程編排、場(chǎng)地與人員協(xié)調(diào)等事務(wù)性安排，并向后延伸至現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行與收尾。
優(yōu)勢(shì)：從使用場(chǎng)景來(lái)看，這類服務(wù)的價(jià)值在于把分散的環(huán)節(jié)串成一條線。一場(chǎng)活動(dòng)涉及場(chǎng)地、餐飲、交通、物料、人員分工等多個(gè)接口，單獨(dú)看每一項(xiàng)都不復(fù)雜，但接口之間的時(shí)間咬合和先后順序容易出錯(cuò)。策劃設(shè)計(jì)的作用就是在紙面上先跑一遍流程，把可能沖突的節(jié)點(diǎn)提前暴露出來(lái)，減少現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)調(diào)整的概率。對(duì)于不常組織活動(dòng)的單位來(lái)說(shuō)，這種前置推演能省去不少試錯(cuò)成本。
產(chǎn)品特點(diǎn)：策劃設(shè)計(jì)交付的成果通常以方案文本和流程表的形式呈現(xiàn)，內(nèi)容包括環(huán)節(jié)順序、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、人員分工、物料清單和應(yīng)急預(yù)案。適用條件方面，方案需要基于組織方提供的參與人數(shù)、時(shí)間窗口和目標(biāo)訴求來(lái)編制，信息越具體，方案的可用性越高。交付方式上，一般在活動(dòng)前完成方案確認(rèn)，并根據(jù)場(chǎng)地踏勘或?qū)忧闆r做局部調(diào)整，終形成一份可以現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的版本。
三、策劃設(shè)計(jì)做完后能看到什么
一份完整的策劃設(shè)計(jì)方案交付后，組織方拿到的不只是一份活動(dòng)介紹。比較直觀的包括幾張表：一張是按時(shí)間軸排列的流程表，標(biāo)明每個(gè)環(huán)節(jié)的開始時(shí)間、持續(xù)時(shí)長(zhǎng)和負(fù)責(zé)人；一張是人員分工表，誰(shuí)在簽到口、誰(shuí)管物料、誰(shuí)對(duì)接場(chǎng)地，各自對(duì)誰(shuí)匯報(bào)；還有一張物料清單，把需要提前采購(gòu)或制作的物品列清楚，避免當(dāng)天才發(fā)現(xiàn)缺東西。此外，方案里通常還會(huì)包含備選安排，比如遇雨轉(zhuǎn)場(chǎng)怎么走、某個(gè)環(huán)節(jié)超時(shí)后從哪壓縮時(shí)間。這些東西看起來(lái)瑣碎，但正是現(xiàn)場(chǎng)不亂的基礎(chǔ)。組織方在活動(dòng)前拿到這些材料，可以逐項(xiàng)核對(duì)準(zhǔn)備進(jìn)度，而不是等到當(dāng)天靠臨場(chǎng)發(fā)揮。
四、策劃設(shè)計(jì)適合哪些場(chǎng)合
這類策劃設(shè)計(jì)服務(wù)適用的場(chǎng)合比較明確。一是企業(yè)或機(jī)構(gòu)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，尤其是參與人數(shù)較多、需要分組交替進(jìn)行的類型，流程編排的復(fù)雜度會(huì)明顯上升。二是會(huì)務(wù)接待類場(chǎng)景，包括會(huì)議、培訓(xùn)、座談等，涉及簽到、引導(dǎo)、茶歇、材料發(fā)放等多個(gè)接觸點(diǎn)，需要有人把動(dòng)線理順。三是拓展訓(xùn)練與戶外活動(dòng)的前期安排，場(chǎng)地條件、天氣變化、人員體能差異都會(huì)影響環(huán)節(jié)設(shè)置，提前做策劃設(shè)計(jì)能把風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制住。四是位聯(lián)合參與的活動(dòng)，各方時(shí)間難統(tǒng)一、需求不一致，更需要一個(gè)中立的執(zhí)行方案來(lái)協(xié)調(diào)。反過(guò)來(lái)，如果只是幾個(gè)人小范圍聚餐或自由行，專門做一套策劃設(shè)計(jì)的必要性就不大。
五、總結(jié)
策劃設(shè)計(jì)這件事，說(shuō)到底是在活動(dòng)開始之前把該想的都想到。麗江天行拓展管理咨詢會(huì)務(wù)有限公司在這條線上提供的，是從需求梳理到方案成文、再到現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行銜接的一整套安排。對(duì)于準(zhǔn)備組織活動(dòng)或團(tuán)隊(duì)出行的人來(lái)說(shuō)，與其到了現(xiàn)場(chǎng)再臨時(shí)補(bǔ)位，不如在前期多花一點(diǎn)時(shí)間把流程走通。判斷一家策劃設(shè)計(jì)服務(wù)是否合適，可以看它是否愿意先問清楚人數(shù)、時(shí)間和目標(biāo)，是否拿得出可核對(duì)的流程表和分工表，以及方案里有沒有為意外留出余地。把這些看明白了，推進(jìn)起來(lái)會(huì)踏實(shí)很多。
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