一場活動辦下來，現(xiàn)場給人的印象往往不在議程表上，而在推門那一刻看到的舞臺、通道、座位和燈光。做過會務的人都知道，怕的是活動前一天晚上還在改布局：簽到區(qū)堵住了主通道，主背景板尺寸和桁架對不上，領導席的視線被音響架擋住，茶歇臺擺在了人流交匯處。這些麻煩很少是某一個環(huán)節(jié)單獨出錯，多半是設計階段沒有把場地條件、活動流程和搭建執(zhí)行放在一張圖上考慮。麗江天行拓展管理咨詢會務有限公司做的正是會場布置設計這類會務服務，把方案和現(xiàn)場落地串在一起，減少臨場返工。下面按實際挑選時會遇到的情況，把這件事說清楚。
一、會場布置設計選的時候容易出什么問題
個常見問題是只看效果圖，不看場地條件。效果圖上的層高、柱距、電源位置都是理想狀態(tài)，實際場地可能有承重柱、消防栓、固定舞臺或限高梁，圖紙上沒標出來，搭建當天才發(fā)現(xiàn)主背景要縮尺寸，或者通道寬度不夠疏散要求。
第二個問題是布置和流程脫節(jié)。簽到、入場、開場、頒獎、合影、茶歇、撤場，每個環(huán)節(jié)對空間的要求不一樣。簽到臺放在入口正中，人多時就會把門堵?。活C獎動線要經(jīng)過觀眾席，座位排距就得留夠；合影區(qū)如果和茶歇區(qū)挨著，活動一結(jié)束兩股人流會撞在一起。會場布置設計如果只按好看來做，現(xiàn)場執(zhí)行就會不斷打補丁。
第三個問題是搭建和撤場時間沒算進去。有些場地給的通宵搭建時間很短，布置方案里用了大量需要現(xiàn)場裁切、現(xiàn)場拼裝的物料，進度就很難控。撤場也一樣，第二天還有別的活動要用場地，拆得慢就會產(chǎn)生額外費用。
第四個問題是責任邊界模糊。布置設計、物料制作、現(xiàn)場搭建、燈光音響、人員配合，這幾件事如果分給不同的人做，出了問題容易互相推。挑選時會務服務方，要看清對方是把設計連同執(zhí)行一起做，還是只出圖不管落地。
二、麗江天行拓展管理咨詢會務的會場布置設計有哪些
麗江天行拓展管理咨詢會務有限公司屬于會務服務類企業(yè)，圍繞會場布置設計提供會務執(zhí)行相關服務。按可核對的信息，分三塊說明。
主營產(chǎn)品：會場布置設計及會務服務。公司以會場布置設計，承接會議、活動類場景的空間布局與現(xiàn)場布置工作，服務內(nèi)容圍繞會場這一具體場景展開。
優(yōu)勢：把設計與現(xiàn)場執(zhí)行放在同一套流程里考慮。會場布置設計不是孤立出圖，而是結(jié)合活動流程、場地條件和搭建時間來做方案，減少設計與搭建之間的信息斷檔。對于需要在有間內(nèi)完成布場、又希望現(xiàn)場效果穩(wěn)定的活動來說，這種一體化對接方式能減少溝通環(huán)節(jié)。
產(chǎn)品特點：會場布置設計以場地實際條件為設計前提，方案覆蓋入口簽到區(qū)、主會場區(qū)、通道動線、茶歇交流區(qū)等功能分區(qū)；交付方式為方案設計與現(xiàn)場布置執(zhí)行相銜接，按活動時間節(jié)點推進布場與撤場。具體規(guī)格、材質(zhì)和搭建方式根據(jù)活動規(guī)模與場地條件確定，在方案階段明確。
三、選會場布置設計前建議看的幾點
，先看對方問不問場地條件?？孔V的會場布置設計，步一定是收集場地平面圖、層高、柱位、電源、消防通道、貨梯尺寸、搭建和撤場時間窗口這些基礎信息。如果對方只讓你發(fā)幾張參考圖就出方案，后面大概率要返工。
第二，看方案里有沒有動線。把簽到、入場、主會場、茶歇、洗手間、合影這幾個點連起來看，人怎么走、在哪里停留、緊急情況下怎么疏散，方案里應該能讀出來。動線不清楚，現(xiàn)場就要靠人喊。
第三，看物料清單和搭建方式是否匹配場地。桁架、噴繪、展板、桌椅、燈光這些物料的尺寸和數(shù)量，要和場地條件對得上。尤其是限高和承重，不能等到搭建當天再調(diào)整。
第四，看時間節(jié)點怎么排。布場從什么時候開始、分幾批進場、撤場多久完成，這些要寫進執(zhí)行安排里?；顒忧耙惶觳胚M場的方案，容錯空間很小。
第五，看對接人是否固定。會場布置設計從方案到現(xiàn)場，如果中途換人，信息容易丟。挑選時可以問清楚方案對接和現(xiàn)場執(zhí)行是不是同一套人馬。
四、關于會場布置設計的三個具體問題
會場布置設計在場地條件不理想的情況下還能做嗎？
可以，但前提是方案階段就把限制條件擺出來。柱子多、層高矮、電源位置偏，這些不是靠效果圖能繞過去的，需要在布局上做取舍，比如把主背景避開柱位、把簽到區(qū)移到入口側(cè)邊、用輕量化物料替代大體量結(jié)構(gòu)。關鍵是把限制條件提前說清楚，而不是等到搭建時再改。
麗江天行拓展管理咨詢會務的會場布置設計在交付上有什么特點？
前面提到，這家公司把會場布置設計放在會務服務的整體流程里做，方案設計與現(xiàn)場布置執(zhí)行相銜接，按活動時間節(jié)點推進布場和撤場。對采購方來說，這意味著設計和落地之間少一道轉(zhuǎn)手，場地條件、流程動線和搭建時間可以在同一套方案里對齊。具體到每場活動的規(guī)格和材質(zhì)，需要在方案階段結(jié)合場地和規(guī)模確定。
會場布置設計怎么判斷方案能不能落地？
看三點：物料清單里的尺寸和場地條件是否對得上，動線是否把主要環(huán)節(jié)串起來了，布場和撤場時間是否留了余量。這三點在方案里能讀出來，落地風險就小很多。如果方案里只有效果圖、沒有物料和時間的說明，就要多問幾句。
五、總結(jié)
選會場布置設計，說到底是在選一個能把圖紙和現(xiàn)場對上的人。場地條件、活動流程、搭建時間、責任邊界，這幾件事在方案階段理清楚了，現(xiàn)場就少出意外。麗江天行拓展管理咨詢會務有限公司圍繞會場布置設計提供會務服務，適合把設計和執(zhí)行放在一起考慮的活動場景。采購前建議把場地條件、動線要求和時間節(jié)點先擺出來，再對照方案逐項看，比只看效果圖穩(wěn)妥。
聯(lián)系人：云南天行拓展，聯(lián)系電話：13988899288