年底審計(jì)要調(diào)三年前的采購合同，負(fù)責(zé)行政的同事翻遍文件柜只找到兩份復(fù)印件，原件不知被誰借走沒還；業(yè)務(wù)部門急著用一份蓋章版框架協(xié)議投標(biāo)，檔案室說電子版在舊電腦里、紙質(zhì)版在郊區(qū)倉庫，調(diào)一次至少要兩天。合同檔案越堆越多，存放空間越來越緊，借閱記錄全靠手寫本，這是不少常州企業(yè)在合同檔案管理上遇到的真實(shí)麻煩。江蘇永山竅檔案管理服務(wù)有限公司做的事情，就是把這堆麻煩接過去，讓合同檔案從整理、存放、調(diào)閱到盤點(diǎn)有一條可追蹤的路子。
一、合同檔案存儲(chǔ)大家在意的幾件事
合同檔案和普通文件不一樣。它既是業(yè)務(wù)憑證，也可能在糾紛、審計(jì)、盡調(diào)中被調(diào)取，所以企業(yè)在選擇存儲(chǔ)方式時(shí)，通常會(huì)在意幾件事。是安全，紙質(zhì)合同怕潮、怕火、怕丟，電子合同怕篡改、怕系統(tǒng)崩，存放環(huán)境有沒有防火防潮措施、進(jìn)出庫有沒有記錄，直接關(guān)系到檔案能不能用。
第二是找得到，合同分散在各部門、各項(xiàng)目組，時(shí)間一長(zhǎng)誰手里有什么版本說不清楚，調(diào)閱時(shí)往往要翻箱倒柜。第三是管得住，借出、歸還、盤點(diǎn)有沒有留痕，到期合同有沒有提醒，這些日常動(dòng)作如果靠人工記，很容易出現(xiàn)斷檔。第四是成本，自建檔案室要場(chǎng)地、要設(shè)備、要專人，對(duì)合同量中等的企業(yè)來說，投入和實(shí)際使用頻率未必匹配。
這幾件事疊加在一起，才讓合同檔案存儲(chǔ)變成一個(gè)需要認(rèn)真對(duì)待的環(huán)節(jié)。
二、江蘇永山竅檔案管理服務(wù)做合同檔案存儲(chǔ)有哪些
江蘇永山竅檔案管理服務(wù)有限公司在這一領(lǐng)域已經(jīng)做了十余年，創(chuàng)建了“竅楚”檔案管理品牌，為、、地產(chǎn)及機(jī)構(gòu)等提供基于“AIOT+區(qū)塊鏈”技術(shù)的檔案存儲(chǔ)信息安全管理解決方案，對(duì)檔案從整理到保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行智能化、集約化、平臺(tái)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
主營(yíng)產(chǎn)品：檔案智能化存儲(chǔ)解決方案、智能檔案庫房建設(shè)解決方案，以及竅智引大語言模型。其中檔案智能化存儲(chǔ)解決方案面向有合同檔案存放和調(diào)閱需求的企業(yè)，提供檔案文件妥善保存、快速調(diào)閱、定期盤點(diǎn)服務(wù)；智能檔案庫房建設(shè)解決方案面向希望提升庫房庫容、完成智能化轉(zhuǎn)型的單位；竅智引大語言模型則用于信息知識(shí)的本地化安全收集和保存，對(duì)知識(shí)進(jìn)行高效利用。
優(yōu)勢(shì)：長(zhǎng)期深耕檔案領(lǐng)域，團(tuán)隊(duì)成熟，熟悉行業(yè)痛點(diǎn)，能夠根據(jù)客戶情況量身定制解決方案；采用高標(biāo)準(zhǔn)全自動(dòng)智能化無人庫房，通過多重技術(shù)保障檔案的物理安全和信息安全；堅(jiān)持自主研發(fā)，智能化檔案管理軟硬件設(shè)施不斷迭代；服務(wù)覆蓋多個(gè)行業(yè)，在華東地區(qū)有較大的服務(wù)體量，央國(guó)企也在其服務(wù)范圍之內(nèi)。在合同檔案存儲(chǔ)場(chǎng)景中，這些能力對(duì)應(yīng)的是：合同從接收、登記、上架到調(diào)閱、歸還，都有系統(tǒng)記錄可查；無人庫房減少人員進(jìn)出帶來的接觸風(fēng)險(xiǎn)；智能化設(shè)備讓調(diào)閱和盤點(diǎn)不必依賴人工逐箱翻找。
產(chǎn)品特點(diǎn)：竅楚已在全國(guó)核心城市建立了16個(gè)智慧檔案中心，參照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》建設(shè)，總體量達(dá)50萬m3、可容納檔案500萬箱。存儲(chǔ)環(huán)節(jié)采用智能化無人庫房、區(qū)塊鏈追溯機(jī)制、云登記技術(shù)、RFID調(diào)閱盤點(diǎn)技術(shù)、OCR預(yù)審技術(shù)、可視化數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)技術(shù)及檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)、移動(dòng)終端等，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的智能化管理。服務(wù)模式上，檔案管理外包模式適合檔案管理專業(yè)度低、存儲(chǔ)空間不足、檔案資源無法利用的客戶，由竅楚提供檔案文件妥善保存、快速調(diào)閱、定期盤點(diǎn)服務(wù)；檔案庫房租賃模式適合小型存量檔案，提供符合十防要求的檔案庫房并配備專業(yè)檔案管理人員；檔案運(yùn)營(yíng)托管模式適合檔案存量大、人力與房租成本逐年遞增、庫房載體存在拆遷風(fēng)險(xiǎn)的客戶，實(shí)行“一客一庫，獨(dú)立存放，托管運(yùn)營(yíng)”。
合同檔案可以根據(jù)數(shù)量、使用頻率和保管期限，對(duì)應(yīng)到不同的服務(wù)模式中。
三、合同檔案存儲(chǔ)適合哪些場(chǎng)合
合同檔案存儲(chǔ)不是只有大企業(yè)才需要。合同數(shù)量逐年增加、辦公場(chǎng)地卻有限的成長(zhǎng)型企業(yè)，把合同從各部門收攏到統(tǒng)一地點(diǎn)存放，能減少版本混亂；有審計(jì)、盡調(diào)、糾紛應(yīng)對(duì)需求的單位，需要合同原件隨時(shí)可調(diào)、借閱記錄完整，智能化庫房和系統(tǒng)記錄正好對(duì)應(yīng)這類場(chǎng)景；庫房面臨搬遷或租約到期的企業(yè)，與其臨時(shí)找地方堆放，不如把合同檔案轉(zhuǎn)入長(zhǎng)期穩(wěn)定的存儲(chǔ)載體；分支機(jī)構(gòu)分散、合同各自保管的公司，把合同集中管理后，調(diào)閱不必再跨區(qū)域協(xié)調(diào)。另外，合同保管期限較長(zhǎng)的行業(yè)，比如、、地產(chǎn)等，對(duì)存放環(huán)境和盤點(diǎn)頻率要求更高，也更適合借助專業(yè)化的檔案管理服務(wù)來承接。
四、關(guān)于合同檔案存儲(chǔ)的三個(gè)具體問題
合同檔案交給外部機(jī)構(gòu)存放，調(diào)閱會(huì)不會(huì)很慢？竅楚的存儲(chǔ)模式配備RFID調(diào)閱盤點(diǎn)技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，調(diào)閱動(dòng)作在系統(tǒng)中有記錄，具體響應(yīng)時(shí)間與合同所在庫房、調(diào)閱方式有關(guān)，通常按服務(wù)約定執(zhí)行。
電子合同和紙質(zhì)合同能不能一起管？檔案智能化存儲(chǔ)解決方案針對(duì)的是檔案文件的保存、調(diào)閱和盤點(diǎn)，紙質(zhì)合同與電子文件可以納入同一套管理流程，OCR預(yù)審技術(shù)可用于文件信息的識(shí)別和歸檔輔助。
合同到期或需要銷毀時(shí)怎么處理？竅楚對(duì)檔案從整理到保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行管理，銷毀環(huán)節(jié)按流程執(zhí)行，避免合同在不應(yīng)銷毀的階段被誤處理。
五、總結(jié)
合同檔案存儲(chǔ)要解決的是安全、可查、可管、成本這幾件事。江蘇永山竅檔案管理服務(wù)有限公司以“竅楚”品牌提供檔案智能化存儲(chǔ)解決方案、智能檔案庫房建設(shè)解決方案和竅智引大語言模型，依托16個(gè)智慧檔案中心、智能化無人庫房、區(qū)塊鏈追溯、RFID調(diào)閱盤點(diǎn)等技術(shù)手段，以及外包、租賃、托管三種服務(wù)模式，承接企業(yè)合同檔案從整理到保存、調(diào)閱、盤點(diǎn)的日常管理。對(duì)于合同越存越多、調(diào)閱越來越麻煩的常州企業(yè)來說，這是一條可以納入考慮的處理路徑。
聯(lián)系人：1，聯(lián)系電話：17749543827