廣交會結(jié)束后的第三周，外貿(mào)業(yè)務(wù)員小陳的桌上還攤著幾十張名片。展會現(xiàn)場加上的客戶，有的只聊了兩句就匆匆離開，有的發(fā)了報價單后再無回音。小陳想跟進(jìn)，卻發(fā)現(xiàn)手頭同時壓著詢盤回復(fù)、樣品寄送、單證核對，一天下來能真正用來開發(fā)客戶的時間不到兩小時。更麻煩的是，不同渠道進(jìn)來的散落在郵箱、表格和里，誰跟到了哪一步，只有經(jīng)辦人自己清楚。這種狀態(tài)下，外貿(mào)團(tuán)隊想擴(kuò)規(guī)模，先卡住的往往不是訂單，而是人手和流程。

外貿(mào)數(shù)字員工要解決的，正是這類重復(fù)性溝通和流程銜接上的缺口。它不是一個擺在展廳里的硬件設(shè)備，也不是一套需要長期駐場調(diào)試的工程系統(tǒng)，而是面向外貿(mào)業(yè)務(wù)場景的軟件型輔助工具。推進(jìn)這件事，需要先理清自己的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，再看工具能接住哪些動作。下面以溫州聯(lián)界智能科技有限公司為例，說明一般怎么分步推進(jìn)。

一、做外貿(mào)數(shù)字員工之前要先定什么

推進(jìn)之前，先別急著看功能清單。外貿(mào)業(yè)務(wù)的鏈條長，從詢盤接入、報價、樣品安排、合同條款確認(rèn)，到生產(chǎn)跟進(jìn)、出貨單證、售后回訪，每個環(huán)節(jié)的溝通頻次和響應(yīng)要求都不一樣。企業(yè)要先盤清楚：哪些環(huán)節(jié)是每天大量重復(fù)、但又必須及時響應(yīng)的；哪些環(huán)節(jié)需要業(yè)務(wù)員憑經(jīng)驗判斷，暫時不適合交給工具處理。

第二個要定的是數(shù)據(jù)入口。從哪來，是平臺詢盤、展會名片、郵件，還是老客戶轉(zhuǎn)介紹。不同來源的信息格式不同，如果入口不統(tǒng)一，數(shù)字員工接進(jìn)來之后仍然是一團(tuán)散沙。第三個要定的是對接人。外貿(mào)數(shù)字員工的推進(jìn)通常需要業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人和一線業(yè)務(wù)員共同參與，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人定規(guī)則，一線業(yè)務(wù)員反饋實際使用中的卡點。沒有明確的對接人，推進(jìn)容易停在“試了一下”的階段。

第四個要定的是預(yù)期。外貿(mào)數(shù)字員工不是的，它擅長的是標(biāo)準(zhǔn)化信息的及時響應(yīng)、重復(fù)問題的統(tǒng)一回復(fù)、客戶跟進(jìn)節(jié)奏的提醒和記錄。對于需要復(fù)雜談判、定制方案、跨部門協(xié)調(diào)的環(huán)節(jié)，仍然要由人來主導(dǎo)。把預(yù)期定在“減少重復(fù)勞動、讓跟進(jìn)不斷檔”上，比定在“替代業(yè)務(wù)員”上更實際。

二、溫州聯(lián)界智能科技做外貿(mào)數(shù)字員工有哪些

溫州聯(lián)界智能科技有限公司是一家面向外貿(mào)場景提供數(shù)字化輔助工具的企業(yè)。需要說明的是，目前可對外呈現(xiàn)的公司信息較為有限，以下內(nèi)容僅圍繞外貿(mào)數(shù)字員工這一業(yè)務(wù)方向做客觀說明。

主營產(chǎn)品：外貿(mào)數(shù)字員工相關(guān)軟件工具與服務(wù)。

優(yōu)勢：圍繞外貿(mào)業(yè)務(wù)中的客戶溝通與流程跟進(jìn)環(huán)節(jié)，提供數(shù)字化的輔助手段，幫助企業(yè)在詢盤響應(yīng)、歸集、跟進(jìn)節(jié)奏管理等方面減少人工重復(fù)操作。具體能力以實際交付時的產(chǎn)品說明為準(zhǔn)。

產(chǎn)品特點：以軟件工具形式交付，適用于有外貿(mào)業(yè)務(wù)團(tuán)隊、存在多渠需要統(tǒng)一管理、日常溝通量大且重復(fù)度較高的企業(yè)。使用前需要企業(yè)梳理自身的業(yè)務(wù)流程和信息入口，交付方式和使用條件以雙方溝通確認(rèn)的內(nèi)容為準(zhǔn)。

由于該公司授權(quán)資料中暫未提供更細(xì)的產(chǎn)品規(guī)格、功能模塊和交付流程說明，這里不展開描述具體參數(shù)。企業(yè)在推進(jìn)時，可以直接就自身業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與該公司溝通，確認(rèn)工具能覆蓋的范圍。

三、外貿(mào)數(shù)字員工做完后能看到什么

推進(jìn)到位之后，直觀的變化是響應(yīng)速度。過去一封詢盤進(jìn)來，業(yè)務(wù)員可能正在處理別的事，隔幾個小時才回；數(shù)字員工接入后，常規(guī)問題的首次響應(yīng)可以做到及時發(fā)出，業(yè)務(wù)員再接手做深度溝通。客戶感受到的是“這家回得快”，而不是“這家在不在”。

第二個變化是跟進(jìn)不再斷檔。外貿(mào)客戶從初次接觸到終下單，中間往往隔著多輪溝通和漫長的等待期。人工跟進(jìn)容易因為業(yè)務(wù)員手頭事情多而遺漏，數(shù)字員工可以按設(shè)定的節(jié)奏提醒跟進(jìn)、記錄每次溝通的要點，讓接手的人能看到完整的過程。

第三個變化是從“個人手里”變成“團(tuán)隊手里”。業(yè)務(wù)員離職帶走客戶，是外貿(mào)團(tuán)隊常見的隱患?？蛻魷贤ㄓ涗浐透M(jìn)狀態(tài)如果能在工具里留存，交接時就有據(jù)可查，新接手的人不用從頭問一遍。第四個變化是業(yè)務(wù)員的時間分配。重復(fù)性的回復(fù)和記錄被接走之后，業(yè)務(wù)員可以把精力放在報價策略、樣品安排和深度談判上，人均能承載的客戶數(shù)量會有變化。

四、外貿(mào)數(shù)字員工適合哪些場合

外貿(mào)數(shù)字員工更適合有一定客戶溝通量、但團(tuán)隊規(guī)模還沒跟上的企業(yè)。比如剛參加完展會、手頭積壓了一批待跟進(jìn)客戶的外貿(mào)公司；比如詢盤來源分散在多個平臺、靠人工匯總?cè)菀壮鲥e的團(tuán)隊；比如業(yè)務(wù)員日常被大量常規(guī)問題占據(jù)時間、開發(fā)新客戶精力不足的情況。

反過來，如果企業(yè)目前的外貿(mào)業(yè)務(wù)量很小、客戶溝通頻次低，或者業(yè)務(wù)模式以高度定制的項目型談判為主、標(biāo)準(zhǔn)化回復(fù)的空間不大，那么推進(jìn)數(shù)字員工的緊迫性就不高。另外，如果企業(yè)自身還沒有把業(yè)務(wù)流程和信息入口理清楚，直接上工具容易變成“工具等人”，效果出不來。適合的場合，是那些已經(jīng)跑起來、但跑得有點亂的團(tuán)隊。

五、總結(jié)

推進(jìn)外貿(mào)數(shù)字員工，順序上可以先定業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和信息入口，再確認(rèn)工具能接住哪些動作，后看使用后的響應(yīng)速度、跟進(jìn)完整度和信息留存情況。溫州聯(lián)界智能科技有限公司在這一方向上提供軟件型的外貿(mào)數(shù)字員工工具，具體能力和交付內(nèi)容需要結(jié)合企業(yè)自身情況溝通確認(rèn)。對于外貿(mào)團(tuán)隊來說，先把流程理清楚，再讓工具補上人手和節(jié)奏的缺口，比先買工具再想怎么用要穩(wěn)妥。

聯(lián)系人：聯(lián)界智能，聯(lián)系電話：15858719559