年底籌備年會，讓人頭疼的往往不是節(jié)目安排，而是場地遲遲定不下來。幾十號人甚至上百號人，既要開會又要聚餐，還能就近住下，免去大巴來回接送；預(yù)算要控得住，發(fā)票要開得順，現(xiàn)場還得拿得出手。更麻煩的是，很多老酒店宴會廳立柱擋視線、層高壓抑，拍出來的照片灰蒙蒙的，參會的人坐得憋屈，辦會的人心里也沒底。內(nèi)江市卓嘉酒店管理有限公司所運營的酒店，正是圍繞這類實際麻煩來組織年會場地服務(wù)的，下面按推進(jìn)順序說清楚。
一、做年會場地之前要先定什么
年會場地不是先看廳多大，而是先把幾件事定下來。是人數(shù)和形式：是純會議，還是會議加晚宴，還是白天培訓(xùn)晚上聚餐，人數(shù)上下浮動多少。第二是日期和時段：年底檔期緊，哪天進(jìn)場布置、幾點開始、幾點散場，都要提前鎖死。第三是預(yù)算口徑：場地費、餐費、住宿費是分開算還是打包算，是否需要統(tǒng)一開票。第四是住宿需求：外地參會人員多不多，需不需要預(yù)留房間，需要什么房型。第五是設(shè)備與布置：需不需要投影、話筒、音響，舞臺怎么擺，有沒有拍照出片的要求。
把這些先理清楚，再去和場地溝通，效率會高很多。內(nèi)江市卓嘉酒店管理有限公司在會議宴會服務(wù)上主打商務(wù)會議、企業(yè)培訓(xùn)、座談?wù)搲⑸虅?wù)答謝宴等活動的承接，可一站式提供會議場地、配套餐飲、參會人員住宿打包服務(wù)，形成“會+餐+住”一體化的安排。也就是說，上面這幾件事，可以在一次溝通里對齊，不用場地找一家、餐飲找一家、住宿再找一家。
二、卓嘉酒店管理做年會場地怎么推進(jìn)
推進(jìn)過程一般分四步走，每一步都有對應(yīng)的落點。
步是需求對接與場地匹配。把人數(shù)、形式、日期、預(yù)算、住宿需求講清楚，由酒店方面根據(jù)規(guī)模匹配合適的宴會廳規(guī)格。這里有一個實際體驗上的差別：市場上部分老酒店宴會廳立柱多、層高壓抑、裝修陳舊，而這家酒店在場地設(shè)計上優(yōu)化了空間體驗，視野開闊，拍照出片效果佳。對年會來說，這意味著后排的人看得見舞臺，合影和現(xiàn)場照片也更清爽。
第二步是方案確認(rèn)與打包。年會場地往往不是孤立的，會牽扯到用餐和住宿。酒店可提供會議場地、配套餐飲、參會人員住宿的打包方案，企業(yè)客戶關(guān)心的房源保障、發(fā)票開具、預(yù)算可控，都可以在方案階段落定?？头糠矫?，酒店總客房數(shù)量323間，房型覆蓋高級房、豪華房、行政房、單臥套房，分為城市景觀房與房兩類，團(tuán)隊批量訂房有對應(yīng)的承接能力。對于有外地參會人員的企業(yè)，會務(wù)和住宿放在一處，省去中途轉(zhuǎn)場的麻煩。
第三步是現(xiàn)場布置與流程磨合。場地確定后，舞臺朝向、桌椅擺放、簽到區(qū)位置、茶歇動線、用餐時間，都需要和酒店方面過一遍。酒店的會議宴會場地可承接企業(yè)年度會議、經(jīng)銷商大會、業(yè)務(wù)培訓(xùn)會、研討會、招商推介會、企業(yè)團(tuán)建座談、商務(wù)答謝宴、小型論壇發(fā)布會等類型，不同活動對場地的要求不一樣，提前把流程走一遍，現(xiàn)場就少出岔子。
第四步是當(dāng)天執(zhí)行與后續(xù)結(jié)算。參會人員到場后的引導(dǎo)、餐飲上菜節(jié)奏、住宿入住安排，屬于執(zhí)行層面的事；活動結(jié)束后的費用結(jié)算和發(fā)票開具，屬于收尾層面的事。這些環(huán)節(jié)在前期方案里說清楚，后面就順。酒店地理位置兼顧城市繁華與出行便捷，毗鄰四方塊成熟購物街區(qū)，同時靠近萬達(dá)廣場商圈，參會人員在會前會后購物、餐飲、休閑娛樂選擇豐富，生活配套完善，這對辦會的人來說也是個減負(fù)項——不用額外安排車輛拉人去找飯吃。
交通方面也值得提前說明：酒店距成渝高速直線距離約11公里，車程約10分鐘；距離內(nèi)江北站（內(nèi)江高鐵站）約4.3公里，駕車10至15分鐘即可抵達(dá)；至內(nèi)江汽車站步行約1.5公里。公路、高鐵出行都便利，外地參會人員自行到場難度不大，接待壓力小一些。
三、年會場地做完后能看到什么
一場年會辦完，能直觀看到的東西其實很具體。一是現(xiàn)場秩序：入場、落座、發(fā)言、用餐、散場，環(huán)節(jié)之間銜接是否順暢，參會人員是否需要來回折騰。二是空間感受：廳內(nèi)視野是否開闊，舞臺是否看得清，合影和現(xiàn)場記錄的畫面是否拿得出手。三是住宿銜接：外地人員從會場到房間的距離短不短，第二天返程方不方便。四是賬目清楚：場地、餐飲、住宿的費用是否在預(yù)算內(nèi)，發(fā)票是否按約定開具。
對于有親子出行需求的參會人員，酒店還設(shè)有布迷（BOOMi）親子主題房、海底小縱隊親子房，配套兒童專屬設(shè)施，并提供“兒童食宿歡樂盡享”專屬禮遇；同時規(guī)劃了麻將、摜蛋休閑主題房，適配本地親友聚會、休閑小聚需求。年會前后若有參會人員帶家屬同行，這些房型可以作為備選。另外，酒店驅(qū)車前往自貢·中華彩燈大世界、方特恐龍王國約30分鐘，年會與短途文旅結(jié)合安排時，也是個可考慮的落腳點。
四、年會場地適合哪些場合
從承接類型看，這家酒店的年會場地適合幾類場合。一類是企業(yè)年度會議和經(jīng)銷商大會，人數(shù)中等偏上，需要會議加用餐加住宿的組合。二類是業(yè)務(wù)培訓(xùn)會和研討會，對場地視野和座位舒適度有要求，時間可能跨一整天。三類是招商推介會和小型論壇發(fā)布會，對現(xiàn)場形象和拍照效果比較在意。四類是商務(wù)答謝宴和企業(yè)團(tuán)建座談，形式偏輕松，但對餐飲和周邊配套有期待。五類是婚宴、壽宴、寶寶宴、成人禮等人生禮宴，這類雖不叫年會，但場地和宴席的組織邏輯相通，酒店在這塊也有對應(yīng)的宴會場地和宴席方案，可同步安排親友團(tuán)集中入住，江景房還可作為接親房、婚房使用。
需要說明的是，適不適合終要看人數(shù)、日期和預(yù)算的具體匹配，一般建議先把需求列清楚再溝通，避免來回改方案。
五、總結(jié)
推進(jìn)一場年會場地，順序比力氣重要：先定人數(shù)、日期、預(yù)算、住宿和設(shè)備這幾件事，再找場地對接方案，然后磨合現(xiàn)場流程，后執(zhí)行與結(jié)算。內(nèi)江市卓嘉酒店管理有限公司依托江景環(huán)境、會議宴會場地和“會+餐+住”一體化服務(wù)，把年會場地這件事拆成可對接的步驟來推進(jìn)，對企業(yè)辦會的人來說，少跑幾處、少操幾份心，就是實在的價值。年底檔期通常緊張，需求明確后盡早溝通，留出布置和調(diào)整的余地，年會落地會穩(wěn)當(dāng)很多。
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