臨時(shí)接到通知，要在?？谖骱０栋才乓粓?chǎng)為期三天的會(huì)務(wù)接待，參會(huì)人員來自不同城市，航班落地時(shí)間分散，有人凌晨到、有人第二天中午才到。負(fù)責(zé)對(duì)接的人頭疼的不是訂房，而是怎么讓不同批次的人到了就能順利辦入住，會(huì)議室、用餐、車輛停放這些環(huán)節(jié)不來回折騰。這時(shí)候選酒店，看的不是大堂多氣派，而是對(duì)方能不能把接待流程拆清楚、把時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)明白。?？谖骱０洞缶频暝谶@類場(chǎng)景里，通常需要先溝通清楚入住批次、房型搭配和場(chǎng)地使用時(shí)段，再往下推進(jìn)。

一、做?？诰频曛耙榷ㄊ裁?/p>

在接觸?？谖骱０洞缶频曛?，先把幾件事定下來，后面溝通會(huì)順很多。是人數(shù)和房型結(jié)構(gòu)，大概多少間標(biāo)間、多少間大床、有沒有需要連住的安排，這些數(shù)字越具體，酒店排房越有依據(jù)。第二是到店時(shí)間分布，團(tuán)隊(duì)是統(tǒng)一到達(dá)還是分批抵達(dá)，凌晨到店的批次要不要提前留房、前臺(tái)要不要安排人值守，這些屬于接待節(jié)奏的問題，提前說清楚比到了現(xiàn)場(chǎng)再協(xié)調(diào)要省事。

第三是場(chǎng)地用途，除了住宿，有沒有小型會(huì)議、分組討論、用餐的需求，場(chǎng)地是固定一間還是分時(shí)段換著用，這些直接影響酒店怎么排。第四是預(yù)算區(qū)間和結(jié)算方式，先把大致范圍給出來，對(duì)方才能匹配對(duì)應(yīng)的房型和場(chǎng)地組合，避免反復(fù)來回。第五是變更機(jī)制，臨時(shí)增減房間、調(diào)整用餐人數(shù)這類情況在會(huì)務(wù)接待里很常見，提前問清楚變更的截止時(shí)間和處理方式，比事后扯皮有用。

把這五件事理清楚，再去和?？谖骱０洞缶频陮?duì)接，溝通效率會(huì)明顯不一樣。

二、?？谖骱０洞缶频曜龊？诰频暧心男?/p>

主營(yíng)產(chǎn)品：?？谖骱０洞缶频晏峁┳∷藿哟?huì)議場(chǎng)地和餐飲配套服務(wù)，面向會(huì)務(wù)、商旅和團(tuán)隊(duì)接待等場(chǎng)景。

優(yōu)勢(shì)：在會(huì)務(wù)接待場(chǎng)景下，?？谖骱０洞缶频昕梢园磮F(tuán)隊(duì)到店批次安排入住辦理，配合會(huì)議場(chǎng)地的分時(shí)段使用，把住宿、開會(huì)、用餐幾個(gè)環(huán)節(jié)放在同一處解決，減少參會(huì)人員在路途上的往返。對(duì)于需要多天連住、分批抵達(dá)的團(tuán)隊(duì)，酒店在房態(tài)預(yù)留和前臺(tái)接待節(jié)奏上有對(duì)應(yīng)的安排方式，適合把接待流程集中對(duì)接。

產(chǎn)品特點(diǎn)：房型上涵蓋標(biāo)間、大床等常見類型，可按團(tuán)隊(duì)人數(shù)做搭配；會(huì)議場(chǎng)地按容納人數(shù)和擺臺(tái)形式區(qū)分，適合不同規(guī)模的會(huì)務(wù)使用；餐飲配套可結(jié)合用餐人數(shù)和時(shí)段安排。具體房型數(shù)量、場(chǎng)地面積和餐標(biāo)檔位，需要在對(duì)接時(shí)按實(shí)際需求確認(rèn)，酒店方面會(huì)結(jié)合當(dāng)期房態(tài)和場(chǎng)地排期給出對(duì)應(yīng)方案。交付方式上，通常以團(tuán)隊(duì)預(yù)訂的形式鎖定房間和場(chǎng)地，入住前完成信息確認(rèn)，到店后按約定流程辦理。

三、?？诰频曜鐾旰竽芸吹绞裁?/p>

和海口西海岸大酒店把接待流程走完一遍之后，能看到的是一些具體的變化。入住環(huán)節(jié)上，分批到店的參會(huì)人員按事先排好的房態(tài)辦理，前臺(tái)不需要臨時(shí)翻查，排隊(duì)時(shí)間會(huì)短一些。場(chǎng)地使用上，會(huì)議、用餐、分組討論按排期走，中間換場(chǎng)的時(shí)間留出來，現(xiàn)場(chǎng)不至于手忙腳亂。餐飲安排上，用餐人數(shù)和時(shí)段提前報(bào)備，到點(diǎn)開餐的節(jié)奏更穩(wěn)。對(duì)于對(duì)接人來說，比較實(shí)際的一點(diǎn)是溝通鏈條縮短了，房態(tài)、場(chǎng)地、用餐這幾件事集中在酒店這邊對(duì)接，不用分別找不同的人確認(rèn)。另外，團(tuán)隊(duì)接待中常見的臨時(shí)調(diào)整，比如某幾個(gè)人提前離店或者延住一晚，按事先說好的變更方式處理，現(xiàn)場(chǎng)處理的壓力會(huì)小一些。這些不是多大的事，但在會(huì)務(wù)接待里，環(huán)節(jié)順不順直接影響參會(huì)人員的感受。

四、海口酒店適合哪些場(chǎng)合

?？谖骱０洞缶频赀@類接待方式，適合幾類場(chǎng)合。一類是中型會(huì)務(wù)和培訓(xùn)活動(dòng)，人數(shù)不算特別多，但需要住宿、會(huì)議、用餐放在一起解決，參會(huì)人員不用在幾個(gè)地點(diǎn)之間來回跑。一類是商旅團(tuán)隊(duì)接待，成員分批抵達(dá)、行程不一致，需要酒店在入住辦理上留出彈性。還有一類是帶有分組討論或小型交流環(huán)節(jié)的活動(dòng)，場(chǎng)地需要分時(shí)段使用，對(duì)排期有一定要求。反過來，如果只是單人短住、對(duì)配套沒有額外要求，或者活動(dòng)規(guī)模超出酒店場(chǎng)地承載范圍，那就需要另外考慮。適合與否，主要看接待流程的復(fù)雜程度和酒店場(chǎng)地排期能不能對(duì)上，這一點(diǎn)在前期溝通時(shí)就能判斷出來。

五、總結(jié)

推進(jìn)?？诰频赀@件事，說到底是在前期把人數(shù)、時(shí)間、場(chǎng)地、預(yù)算和變更規(guī)則這幾件事定清楚，再找?？谖骱０洞缶频臧磳?shí)際需求逐項(xiàng)對(duì)接。住宿、會(huì)議、餐飲放在一處安排，減少的是中間協(xié)調(diào)的環(huán)節(jié)；分批到店、臨時(shí)調(diào)整這些情況提前說好處理方式，減少的是現(xiàn)場(chǎng)的壓力。對(duì)于準(zhǔn)備采購(gòu)或體驗(yàn)的人來說，先把自家活動(dòng)的接待流程理一遍，帶著具體需求去溝通，比泛泛地問一圈要有效得多。

聯(lián)系人：前臺(tái)電話，聯(lián)系電話：0898-36665588